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                企事業檔案工作

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                廣西壯族自治區企業事業單位管理文件材料歸檔整理規則

                發表時間:2018-08-24 00:00:00 來源:澳门太阳城手机客户端

                為了適應檔案管理現代化的需要,充分發揮電子計算機在檔案管理中的作用,進一步提高企業事業單位檔案管理的標準化、規範化和現代化水平,改革傳統檔案整理方法,簡化歸檔整理程序,提高檔案工作效率,特製定本規則。

                 

                第一條 本規則規定了企業事業單位管理文件材料歸檔整理的原則、方法和基本範圍。

                第二條 本規則依據國家檔案局《關於企業執行〈科學技術檔案案卷構成的一般要求〉和〈歸檔文件整理規則〉的意見》和《工業企業檔案分類試行規則》,參照國家標準《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822;2000)和檔案行業標準《歸檔文件整理規則》(DA/T22;2000)製定。

                第三條 本規則適用於檔案管理現代化水平較高,實現計算機檢索和檔案信息網上查詢的工業企業、非工業企業、非生產性企業公司及各類事業單位,在職能活動中形成的辦理完畢、應歸檔保存的各種管理文件材料的整理。科技文件材料的整理不適用於本規則。

                 

                管理文件材料包括黨群工作、行政管理、經營管理(業務管理)、生產技術管理四類文件材料,科技文件材料包括產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器四類文件材料。

                 

                第四條 企業事業單位管理文件材料歸檔整理的原則是以管理文件材料為對象,依據企業事業單位管理職能進行實體分類的分類框架不變,將管理文件材料以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒,使之有序化。

                 

                第五條 管理文件材料的整理單位。一般以每份文件材料為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與複製件為一件,轉發文與被轉發文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與複文可為一件。

                 

                第六條 管理文件材料應按件裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在後;正文在前,附件在後;原件在前,複製件在後;轉發文在前,被轉發文在後;來文與複文作為一件時,複文在前,來文在後。

                 

                第七條 管理文件材料分類。對同一年度形成的管理文件,將文件按分類標準確定的最低一級類目分開(亦可隻分到一級類目,年歸檔量少的單位可將管理文件材料合並為管理類),再將同一類目內文件按劃定的保管期限分開。

                 

                第八條 管理文件材料可在分類方案的最低一級類目內按事由結合時間、重要程度等排列,或者按時間排列。會議文件、統計報表、簡報等成套性文件可集中排列。

                 

                第九條 管理文件材料應按類別和排列順序逐件編號,在文件首頁右上端的空白位置加蓋檔號章並填寫相關內容。檔號章統一采用《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822;2000)的格式(見圖A1)。檔號應填寫全宗號、年度、分類號、盒號,全宗號由各單位根據本單位法人的變更情況自行設定,沒有的可不填,年度即文件材料形成的年度,分類號是指按統一的分類規則劃分本單位全部檔案後所給定的類別號,盒號是檔案按大類分年度的順序排列或按年度分大類的順序排列後的流水號,亦可按年度流水或跨年度流水編號;序號即件號,可填分類最低一級類目內流水編號,也可填盒內流水編號,但同一個立檔單位必須保持統一。

                 

                第十條 管理文件材料應以大類或年度編製歸檔文件目錄。文件材料應逐件編目,來文與複文作為一件時,隻對複文進行編目。歸檔文件目錄參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822;2000的格式)(見圖A2)。檔號、保管期限分別填寫該頁目錄所對應歸檔文件的檔號和保管期限;序號填寫內容同檔號章中的序號;文件編號,填寫文件的發文號;責任者,填寫文件材料的形成部門或主要責任者;文件材料題名,填寫文件標題,沒有標題或標題不規範的,可自擬標題,外加[   ];日期,填寫文件材料的形成日期,以8位阿拉伯數字標注年月日,如19990909;頁數,填寫每件文件材料的頁數,文件中有圖文的頁麵為一頁;備注,注釋文件需說明的情況。

                 

                歸檔文件目錄應裝訂成冊並編製封麵。目錄可根據檔案的排架方式按歸檔文件的類別或年度編製,目錄封麵(見圖A3 )相應標明全宗名稱、歸檔文件的類目名稱、起止年度,全宗名稱即立檔單位的名稱,填寫時應使用全稱或規範簡稱。

                 

                第十一條 管理文件材料分類編號後裝入檔案盒。檔案盒統一采用《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T11822;2000)的格式(卷盒封麵格式見圖A4,脊背格式見圖A5,備考表格式見圖A6)。卷盒封麵項目可根據實際需要填寫或不填;脊背項目隻填寫保管期限和檔號,保管期限依據有關規定填寫劃定的保管期限,統一標注在案卷脊背檔號欄的上方 ,檔號填寫與盒內文件檔號相同,案卷題名不須填寫;備考表項目包括說明、立卷人、檢查人、日期和互見號,說明填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,立卷人由整理人簽名,檢查人應由該盒歸檔文件質量審核者簽名,日期分別填寫歸檔整理完畢和審核的日期,互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號,檔號後應注明檔案載體形式,並用括號括起,為便於管理,可在備考表右上角增加標注本卷檔號,備考表置於盒內文件之後。

                 

                第十二條 本規則於2005年起執行。 

                 

                第十三條 本規則由廣西壯族自治區檔案局負責解釋。


                       

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